Trong hoạt động xuất khẩu, hàng hóa chỉ được phép đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam sau khi hoàn tất việc làm thủ tục thông quan theo quy định. Vậy làm thủ tục này cần những hồ sơ gì và quy trình thực hiện ra sao? Trong bài viết này, VinaOpen sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và tối ưu quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Thông quan hàng hóa là gì? Tại sao cần thông quan
Thông quan hàng hóa là việc cơ quan hải quan chấp nhận cho hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu sau khi người khai hải quan hoàn thành đầy đủ làm thủ tục thông quan theo quy định.
- Thông quan là bước bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu bởi:
- Đảm bảo hàng hóa xuất khẩu tuân thủ các quy định của pháp luật.
- Xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ về thuế, phí và các thủ tục liên quan.
- Kiểm soát hàng hóa thuộc diện cấm xuất khẩu hoặc hạn chế xuất khẩu.
- Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động thương mại quốc tế.
- Tạo cơ sở pháp lý để hàng hóa được vận chuyển và giao nhận hợp pháp.
Điều kiện cần có để làm thủ tục thông quan
Trước khi thực hiện làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:
- Doanh nghiệp đã đăng ký mã số thuế, chữ ký số và tài khoản khai báo trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS.
- Đăng ký sử dụng hệ thống hải quan điện tử và chữ ký số.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xuất khẩu theo quy định làm thủ tục thông quan
- Hàng hóa đáp ứng điều kiện xuất khẩu và không thuộc danh mục cấm xuất khẩu.
- Có giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt.
- Hoàn thành các nghĩa vụ tài chính liên quan theo quy định hiện hành.
- Có nhân sự hoặc đơn vị phụ trách thực hiện các thủ tục hải quan.
Quy trình làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu
Để hàng hóa được xuất khẩu hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình làm thủ tục thông quan theo quy định của cơ quan hải quan.
Đăng ký và khai báo hải quan
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống hải quan điện tử để khai báo các thông tin liên quan đến lô hàng xuất khẩu và làm thủ tục thông quan. Sau khi truyền tờ khai thành công, hệ thống sẽ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện phân luồng kiểm tra.
Tùy theo kết quả phân luồng (xanh, vàng hoặc đỏ), doanh nghiệp sẽ thực hiện các yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định. Thông thường hàng hóa luồng xanh sẽ được thông quan nhanh nhất. Hàng hóa nhận kết quả luồng vàng hoặc luồng đỏ phải thực hiện một số thủ tục kiểm tra trước khi chấp nhận thông quan.
>>> Xem thêm: Các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu từ A-Z
Đưa hàng hóa đến điểm tập kết
Sau khi hoàn tất khai báo và nhận kết quả phân luồng khi làm thủ tục thông quan, hàng hóa được vận chuyển đến cảng biển, cảng hàng không, cửa khẩu hoặc địa điểm tập kết được chỉ định để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát hải quan. Trong trường hợp cần kiểm hóa thực tế, doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan hải quan để mở hàng và cung cấp các thông tin liên quan đến lô hàng.
Nộp thuế, phí và lệ phí
Đối với các khoản thu phát sinh theo quy định, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế, phí hoặc lệ phí trước khi hoàn tất thủ tục thông quan. Nếu hồ sơ hợp lệ, nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành, hàng hóa đáp ứng các điều kiện xuất khẩu thì cơ quan hải quan sẽ xác nhận thông quan để doanh nghiệp thực hiện vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài.
Thời gian thông quan xuất khẩu mất bao lâu?
Thời gian làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hàng hóa, mức độ hoàn thiện hồ sơ, kết quả phân luồng hải quan và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Thông thường thời gian làm thủ tục thông quan sẽ khoảng:
- Luồng xanh: Có thể hoàn tất trong vài phút đến vài giờ sau khi khai báo thành công.
- Luồng vàng: Thường mất từ vài giờ đến 1 ngày làm việc do cần kiểm tra hồ sơ.
- Luồng đỏ: Có thể kéo dài từ 1–3 ngày hoặc lâu hơn nếu phải kiểm tra thực tế hàng hóa và xử lý các vấn đề phát sinh.
Chi phí thông quan hàng xuất khẩu
Chi phí làm thủ tục thông quan cũng được tính vào tổng chi phí xuất khẩu của doanh nghiệp. Chi phí này sẽ chênh lệch tùy theo loại hàng, phương thức vận chuyển,… Cụ thể, các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả khi thông quan như:
- Phí khai báo hải quan.
- Phí dịch vụ đại lý hải quan (nếu sử dụng).
- Phí kiểm hóa hàng hóa (nếu phát sinh).
- Phí lưu kho, lưu bãi tại cảng hoặc cửa khẩu.
- Phí nâng hạ container, phí chứng từ.
- Chi phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
- Thuế xuất khẩu đối với các mặt hàng thuộc diện chịu thuế.
Đối với doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu, việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và làm việc với đối tác quốc tế thường là nguyên nhân khiến quá trình thông quan kéo dài hoặc phát sinh sai sót. Do đó, ngoài việc nắm rõ các quy định hải quan, doanh nghiệp nên sử dụng các nền tảng hỗ trợ xuất khẩu để chuẩn hóa thông tin và nâng cao năng lực giao dịch quốc tế.
>>> Xem thêm: Các thuật ngữ trong xuất nhập khẩu phổ biến, chuyên ngành
VinaOpen là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hồ sơ Supplier Profile chuyên nghiệp, kết nối với hệ thống buyer quốc tế và chuẩn hóa thông tin doanh nghiệp theo tiêu chuẩn thương mại toàn cầu. Với sự chuẩn bị đầy đủ thông tin, chuẩn hóa chứng từ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận đối tác, tạo cơ hội thuận lợi cho các bước xuất khẩu, thông quan sau này.
Tóm lại, làm thủ tục thông quan chuẩn sẽ quyết định hàng hóa có được phép xuất khẩu hợp pháp và đúng tiến độ hay không. Với những thông tin được VinaOpen chia sẻ trên đây, doanh nghiệp có thể nắm rõ quy trình thông quan, hạn chế sai sót, giảm thiểu chi phí phát sinh và nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
