Làm thủ tục hải quan là bước bắt buộc trong quá trình xuất khẩu hàng hóa nhưng cũng là khâu khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi khai báo, chuẩn bị hồ sơ, xử lý các vấn đề phát sinh. Trong bài viết dưới đây, VinaOpen sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu từ A-Z đồng thời chỉ ra những lỗi thường gặp trong quá trình thông quan.
Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi làm thủ tục hải quan
Trước khi thực hiện các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định để khai báo và thông quan. Tùy theo mặt hàng, thị trường xuất khẩu, hồ sơ sẽ khác nhau nhưng đều có chung các giấy tờ cơ bản như:
- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa và là căn cứ để khai báo hải quan.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Cung cấp thông tin về số lượng kiện hàng, trọng lượng và quy cách đóng gói.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Được khai báo điện tử trên hệ thống hải quan.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Áp dụng đối với các lô hàng cần hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.
- Giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Áp dụng với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt.
- Chứng từ vận tải: Booking Confirmation hoặc Shipping Instruction
Hồ sơ thủ tục hải quan hàng xuất khẩu cần có sự thống nhất các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã HS, điều kiện giao hàng và thông tin người mua. Điều này giúp hạn chế các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu.
Các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu từ A-Z
Khi hồ sơ đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu theo quy định của cơ quan hải quan.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu
Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ giấy tờ, chứng từ liên quan như:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Commercial Invoice
- Packing List
- Chứng từ vận tải
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
- Giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý
Đặc biệt, thông tin trên các giấy tờ, chứng từ phải có sự thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã HS cũng như các thông tin khác.
Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu
Ở bước này, doanh nghiệp khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử. Thông tin cần khai báo gồm: thông tin doanh nghiệp, người nhập khẩu, mã HS lô hàng, trị giá lô hàng, điều kiện giao hàng, cảng xuất khẩu, phương tiện vận chuyển,… Một thông tin sai sót đều dẫn đến việc phải sửa tờ khai hoặc phát sinh chi phí bổ sung.
Bước 3: Truyền tờ khai hải quan
Khi khai báo hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS để cơ quan hải quan tiếp nhận và xử lý. Hệ thống tự động kiểm tra dữ liệu, đối chiếu thông tin và phản hồi kết quả phân luồng tờ khai. Doanh nghiệp theo dõi trạng thái tờ khai để kịp thời xử lý nếu có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh thông tin.
Bước 4: Phân luồng tờ khai hải quan
Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống hải quan sẽ thực hiện phân luồng để xác định mức độ kiểm tra đối với lô hàng. Các phân luồng hàng hoá phổ biến là: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Tuỳ phân luồng hàng hoá, doanh nghiệp có thể phải bổ sung giấy tờ, chứng từ hoặc được thông quan ngay.
Bước 5: Kiểm tra hồ sơ, kiểm tra hàng hoá
Đối với các tờ khai thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan hải quan để thực hiện kiểm tra theo yêu cầu. Nội dung kiểm tra thường là đối chiếu hồ sơ khai báo, kiểm tra chứng từ, số lượng hàng hoá, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng thực tế.
Bước 6: Thông quan hàng xuất khẩu và nộp thuế phí hải quan
Sau khi hoàn thành các yêu cầu kiểm tra và được cơ quan hải quan chấp thuận, tờ khai sẽ được thông quan. Khi đó, hàng được đưa vào khu vực giám sát hải quan, hoàn tất thủ tục với đơn vị vận chuyển và xuất khẩu theo kế hoạch.
Ở bước này, Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế xuất khẩu (nếu mặt hàng thuộc diện chịu thuế xuất khẩu) và các khoản phí liên quan theo quy định.
Bước 7: Thanh lý tờ khai và giao hàng
Sau khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển và rời khỏi khu vực giám sát, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thanh lý tờ khai theo quy định. Đồng thời cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan để phục vụ kiểm tra thông quan và đối chiếu sau này nếu cần.
>>> Xem thêm: Lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới: Chuẩn bị, chọn thị trường, kênh B2B
Quy trình thông quan hàng xuất khẩu như thế nào?
Hàng hoá được khai báo và được cơ quan hải quan chấp nhận sẽ bước vào giai đoạn thông quan để xuất khẩu ra nước ngoài. Trên thực tế, doanh nghiệp còn cần phối hợp với cảng, hãng vận chuyển, forwarder và các đơn vị liên quan để đảm bảo hàng hoá được xuất đi đúng tiến độ.
Quy trình tại cảng biển, sân bay
Sau khi tờ khai hải quan được mở và hàng hoá được vận chuyển đến cảng biển, sân bay, quy trình các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu sẽ diễn ra theo các bước sau:
- Đăng ký và tiếp nhận hàng hoá tại cảng hoặc kho hàng không
- Đưa hàng vào khu vực giám sát hải quan
- Thực hiện kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hoá
- Hoàn tất thủ tục thông quan
- Hàng hoá được phép xếp lên tàu hoặc máy bay để xuất khẩu
Đối với hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần lưu ý thời gian cắt máng (Closing Time) và thời gian cắt chứng từ (Documentation Cut-off) do hãng tàu quy định. Với hàng không, thời gian giao hàng vào kho thường sát với lịch bay hơn nên cần chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh lỡ chuyến.
Vai trò của forwarder và customer broker
Trong hoạt động xuất khẩu, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ của forwarder hoặc customs broker để tối ưu quy trình vận chuyển và thông quan. Forwarder là đơn vị giao nhận vận tải có nhiệm vụ hỗ trợ đặt chỗ, sắp xếp vận chuyển nội địa, theo dõi lịch trình cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong logistics.
Trong khi đó Customs Broker là doanh nghiệp được Tổng cục Hải quan công nhận đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan. Hợp tác với forwarder và customs broker sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro trong các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, nhất là với doanh nghiệp mới.
Các mốc thời gian doanh nghiệp cần lưu ý khi thông quan
Để tránh phát sinh chi phí và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, doanh nghiệp cần theo dõi một số mốc thời gian quan trọng trong các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu:
- Thời gian hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu.
- Thời gian mở và truyền tờ khai hải quan.
- Thời gian cắt máng container tại cảng.
- Thời gian cắt chứng từ của hãng tàu.
- Thời gian kiểm hóa (nếu có).
- Thời gian xếp hàng lên tàu hoặc máy bay.
- Thời hạn gửi chứng từ cho buyer hoặc ngân hàng.
Những trường hợp hàng bị chậm thông quan
Dù có đầy đủ hồ sơ theo các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, hàng hoá vẫn có thể bị chậm thông quan do nhiều nguyên nhân khác nhau như:
- Khai sai hoặc thiếu thông tin trên tờ khai hải quan.
- Mã HS khai báo không chính xác.
- Thiếu chứng từ hoặc chứng từ không thống nhất.
- Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành nhưng chưa hoàn tất thủ tục.
- Tờ khai bị phân luồng đỏ và phải kiểm hóa thực tế.
- Hàng hóa có dấu hiệu nghi vấn cần xác minh thêm.
- Chậm đưa hàng vào cảng hoặc không kịp thời gian cắt máng của hãng tàu.
Lỗi thường gặp trong các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu
Nhiều trường hợp hàng hoá bị chậm thông quan do những sai sót từ quá trình chuẩn bị hồ sơ và khai báo. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khiến các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu gặp nhiều khó khăn hơn.
Sai HS Code
HS Code là mã số dùng để phân loại hàng hóa, là căn cứ để cơ quan hải quan xác định chính sách quản lý, thuế suất, các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Sai mã HS khiến doanh nghiệp phải sửa đổi hoặc huỷ tờ khai, phải giải trình với cơ quan hải quan, chậm thông quan hàng hoá hoặc phát sinh thêm chi phí kho, lưu bãi.
Sai thông tin invoice, Packing List
Commercial Invoice và Packing List là hai chứng từ quan trọng trong các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu. Nếu thông tin trên các chứng từ này không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình thông quan. Các lỗi thường gặp ở chứng từ này như: sai tên hàng hoá, sai số lượng, trọng lượng, khác biệt về đơn vị tính, sai thông tin người mua, người nhận,…
Thiếu chứng từ kiểm dịch hoặc C/O
Đối với nhiều mặt hàng nông sản, thực phẩm, thủy sản hoặc sản phẩm thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các chứng từ theo yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc thị trường nhập khẩu. Nếu chưa hoàn thiện các chứng từ này trước thời điểm xuất khẩu, doanh nghiệp có thể bị chậm thông quan hoặc không đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.
Khai sai giá trị hàng hoá
Trị giá hàng hóa là thông tin quan trọng được thể hiện trên Invoice và tờ khai hải quan. Khai sai giá trị khiến hồ sơ xuất khẩu bị yêu cầu kiểm tra hoặc giải trình bổ sung. Một số lỗi sai thường gặp khi khai giá trị hàng hoá như: khai nhầm đơn vị tiền tệ, sai tỷ giá quy đổi, khai thiếu chi phí liên quan,…
Tờ khai bị phân luồng đỏ
Luồng đỏ là mức kiểm tra cao nhất trong quy trình phân luồng hải quan. Khi tờ khai bị phân luồng đỏ trong các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện cả kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi được thông quan. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
- Bố trí nhân sự phối hợp trong quá trình kiểm hóa.
- Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp thuận tiện cho việc kiểm tra.
- Giải trình kịp thời nếu cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung thông tin.
Checklist cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu
Để tránh bỏ sót các công việc quan trọng, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hồ sơ và quy trình trước khi xuất khẩu hàng hóa. Dưới đây là checklist tổng hợp giúp kiểm tra nhanh trước khi tiến hành thông quan.
Checklist hồ sơ trước khi khai báo
Trong các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần đảm bảo đã chuẩn bị đầy đủ
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Commercial Invoice
- Packing List
- Booking tàu hoặc lịch vận chuyển
- Thông tin người mua và người nhận hàng
- Mã HS của hàng hóa
- Giấy phép xuất khẩu (nếu thuộc diện quản lý)
- Chứng từ kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần hưởng ưu đãi thuế quan
>>> Xem thêm: Hồ sơ xuất khẩu gồm những gì? Chi tiết chứng từ xuất khẩu từ A-Z
Checklist kiểm tra chứng từ xuất khẩu
Trước khi truyền tờ khai, doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin giữa các chứng từ, bao gồm:
- Tên hàng hóa thống nhất trên tất cả chứng từ
- Số lượng và đơn vị tính chính xác
- Trọng lượng hàng hóa khớp với Packing List
- Trị giá hàng hóa khớp với Invoice
- Thông tin người mua, người bán chính xác
- Điều kiện giao hàng (Incoterms) được thể hiện rõ ràng
- Cảng đi, cảng đến đúng với booking vận chuyển
- Các chứng từ có đầy đủ chữ ký và dấu xác nhận (nếu cần)
Checklist thông quan và giao hàng
Khi tờ khai đã được tiếp nhận theo các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi:
- Kiểm tra kết quả phân luồng tờ khai
- Chuẩn bị hồ sơ để xuất trình nếu bị luồng vàng hoặc luồng đỏ
- Bố trí nhân sự phối hợp kiểm hóa khi có yêu cầu
- Đưa hàng vào khu vực giám sát đúng thời gian quy định
- Theo dõi thời gian cắt máng và cắt chứng từ của hãng tàu
- Xác nhận tình trạng thông quan trên hệ thống
- Hoàn tất thủ tục giao nhận với hãng vận chuyển
Lưu ý cho doanh nghiệp mới xuất khẩu
Đối với doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu, nắm vững các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là cần thiết nhưng chưa đủ để xây dựng hoạt động xuất khẩu bền vững. Thực tế, nhiều doanh nghiệp mới gặp khó khăn không chỉ ở khâu thủ tục mà còn ở việc tìm kiếm buyer, chuẩn hoá hồ sơ năng lực, đáp ứng các yêu cầu của thị trường nhập khẩu.
Vì vậy, bên cạnh việc chủ động tìm hiểu quy định hải quan và chứng từ xuất khẩu, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị tư vấn, logistics hoặc nền tảng thương mại B2B uy tín để đồng hành trong giai đoạn đầu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian học hỏi và nâng cao cơ hội tiếp cận khách hàng quốc tế.
VinaOpen là một trong những nền tảng hỗ trợ kết nối Supplier Việt Nam với buyer quốc tế, mở rộng cơ hội tiếp cận thị trường xuất khẩu. Với VinaOpen, doanh nghiệp có thể chuẩn hoá Supplier Profile, nâng cao năng lực Export Readiness, khơi gợi sự hiện diện trên các kênh B2B, quảng bá sản phẩm, tiếp cận thông tin về thị trường, tiêu chuẩn ngành và tìm kiếm cơ hội giao thương phù hợp với năng lực.
Tóm lại, nắm rõ các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hoá đúng quy định, hạn chế rủi ro, đảm bảo tiến độ giao hàng cho đối tác quốc tế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng kiến thức về xuất khẩu, tiêu chuẩn thị trường, tìm kiếm các kênh kết nối buyer phù hợp.
Liên hệ với VinaOpen để bắt đầu chuẩn hoá hồ sơ Supplier, kết nối Buyer và tự tin đưa sản phẩm Việt Nam ra trường quốc tế.
