Xuất khẩu đang trở thành hướng đi quan trọng giúp nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam mở rộng thị trường, nâng cao giá trị sản phẩm. Tuy nhiên với doanh nghiệp mới, việc tiếp cận thị trường quốc tế gặp nhiều khó khăn. Trong bài viết này này, VinaOpen sẽ giúp bạn tìm hiểu lộ trình xuất khẩu dành cho doanh nghiệp mới từ khâu chuẩn bị sản phẩm, chọn thị trường đến cách triển khai các kênh B2B để tìm kiếm cơ hội xuất khẩu bền vững.
Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu từ đâu?
Đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp sản xuất, các supplier nông sản – thực phẩm, xuất khẩu là một bước phát triển lớn nhưng cũng đầy áp lực. Không ít doanh nghiệp có sản phẩm tốt nhưng loay hoay không biết nên bắt đầu từ thị trường nào, cần chuẩn bị gì hay làm sao để tiếp cận buyer quốc tế.
Thực tế, xuất khẩu không đơn giản là tìm được khách hàng nước ngoài. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị từ bước sản xuất đồng bộ sản phẩm, hoàn thiện hồ sơ pháp lý, năng lực vận hành cho đến khả năng đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế. Chỉ khi đi theo đúng lộ trình này, doanh nghiệp mới có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, hạn chế rủi ro khi tiếp cận thị trường kinh doanh quốc tế.
Thông thường, lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới sẽ tuân theo quy trình các bước như sau:
- Bước 1: Xác định sản phẩm có phù hợp để xuất khẩu hay không
- Bước 2: Xác định thị trường mục tiêu phù hợp với sản phẩm
- Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ và năng lực export readiness
- Bước 4: Tìm các kênh B2B và cách tiếp cận buyer quốc tế
Sau các bước này, doanh nghiệp mới đến bước chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu và thực hiện các thủ tục pháp lý, thông quan hàng hoá, vận chuyển, thanh toán,… liên quan đến hoạt động xuất khẩu.
Lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới: Cần chuẩn bị gì trước tiên?
Trong lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, giai đoạn chuẩn bị đóng vai trò quan trọng để hạn chế rủi ro khi bắt đầu tiếp cận thị trường quốc tế.
Chuẩn hoá sản phẩm và năng lực sản xuất trước khi xuất khẩu
Ưu tiên hàng đầu trong lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới đó là xem xét đánh giá sản phẩm hiện tại có đủ điều kiện xuất khẩu hay không. Buyer quốc tế thường quan tâm nhiều đến công suất sản xuất, khả năng giao hàng, chất lượng các lô hàng, tiêu chuẩn sản phẩm,… Dựa vào đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị các giấy tờ, thông tin như:
- Thông số kỹ thuật của sản phẩm
- Quy cách đóng gói
- Hình ảnh sản phẩm thực tế
- Hình ảnh nhà máy, xưởng sản xuất
- Hồ sơ QA/QC nếu có
Đối với một số ngành như nông sản, thực phẩm, thuỷ sản,… doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm các giấy tờ truy xuất nguồn gốc nếu muốn tiếp cận các thị trường khó tính như EU, Mỹ, Nhật Bản.
Tìm hiểu tiêu chuẩn và compliance của thị trường nhập khẩu
Trước khi xuất khẩu đến một thị trường cụ thể, doanh nghiệp mới cần tìm hiểu về các tiêu chuẩn nhập khẩu của thị trường mục tiêu. Mỗi quốc gia sẽ có yêu cầu khác nhau về chất lượng sản phẩm, chứng nhận, nhãn mác,… Nếu không kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu này, hàng hoá có thể bị giữ lại tại cảng, không đủ điều kiện nhập khẩu,…
Chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp và bộ chứng từ xuất khẩu
Doanh nghiệp mới chưa tạo được sự tin cậy đối với thị trường quốc tế. Đó là lý do doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp, bộ chứng từ xuất khẩu để buyer đánh giá được mức độ chuyên nghiệp, năng lực của chuỗi cung ứng.
Với bộ hồ sơ doanh nghiệp và năng lực xuất khẩu, supplier nên hoàn thiện các giấy tờ như:
- Company Profile
- Supplier Profile
- Catalogue sản phẩm
- Website hoặc landing page giới thiệu
- Hình ảnh nhà máy và quy trình sản xuất
- Commercial Invoice
- Packing List
- Sales Contract
- Bill of Lading
- Certificate of Origin (C/O)
Xây dựng năng lực vận hành xuất khẩu
Một lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc bán được hàng mà còn thể hiện được năng lực vận hành quốc tế của supplier. Doanh nghiệp mới nên làm quen với các thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, quản lý chứng từ, giao nhận hàng hoá.
Ở giai đoạn đầu tiên, bộ phận xuất nhập khẩu của doanh nghiệp sẽ được tìm hiểu về Incoterms, các phương thức thanh toán, xây dựng quy trình xử lý đơn hàng xuất khẩu,… Chuẩn hoá quy trình vận hành xuất khẩu từ ban đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi mở rộng hoạt động này trong tương lai.
Chuẩn bị kế hoạch dài hạn cho chiến dịch xuất khẩu
Nhiều doanh nghiệp mới thường kỳ vọng các đơn hàng lớn trong thời gian ngắn ngay khi triển khai xuất khẩu. Trên thực tế, buyer cần nhiều thời gian hơn để đánh giá năng lực của supplier hay chất lượng sản phẩm, xác nhận quy trình vận hành, độ trust của doanh nghiệp.
Do đó khi đi theo lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, bạn nên làm rõ tư tưởng đây là hoạt động lâu dài, cần thời gian tiếp cận buyer dài hạn. Đi kèm với thời gian đó là các hoạt động xây dựng thương hiệu supplier, chuẩn hoá hồ sơ, cải thiện compliance, phát triển hệ thống vận hành xuất khẩu.
Lộ trình 30/60/90 ngày để sẵn sàng xuất khẩu
Với các doanh nghiệp mới, việc bắt đầu xuất khẩu thường trở nên áp lực vì không biết nên triển khai từ đâu và theo thứ tự nào. Thay vì dàn trải, một lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới theo từng giai đoạn cụ thể sẽ dễ kiểm soát tiến độ và tối ưu nguồn lực hơn. Dưới đây là lộ trình 30 – 60 – 90 ngày giúp doanh nghiệp từng bước chuẩn bị hành trình tiếp cận thị trường quốc tế.
Giai đoạn 30 ngày đầu: Đánh giá năng lực vào chuẩn hoá nền tảng
Trong giai đoạn 30 ngày đầu tiên, mục tiêu quan trọng là đánh giá khả năng xuất khẩu thực tế của doanh nghiệp và chuẩn bị các yếu tố nền tảng. Ở thời điểm này, doanh nghiệp nên tập trung đánh giá sản phẩm, xác định nhóm thị trường tiềm năng, kiểm tra năng lực sản xuất và giao hàng, chuẩn hoá thông tin sản phẩm. Đồng thời cần xây dựng hồ sơ doanh nghiệp cơ bản.
Các hạng mục nên chuẩn bị trong vòng 30 ngày đầu tiên bao gồm:
- Company Profile
- Catalogue sản phẩm
- Hình ảnh nhà máy/xưởng sản xuất
- Thông số kỹ thuật sản phẩm
- Quy cách đóng gói
- Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
- Chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu cơ bản, compliance theo yêu cầu ngành hàng
Giai đoạn 60 ngày: Hoàn thiện compliance và tiếp cận thị trường
Sau khi đã chuẩn hoá nền tảng, doanh nghiệp cần tập trung vào compliance và bắt đầu tiếp cận thị trường mục tiêu. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên tìm hiểu tiêu chuẩn nhập khẩu của từng thị trường, hoàn thiện các chứng nhận, bộ chứng từ cần thiết. Đối với sản phẩm, cần chuẩn hoá nhãn mác và xây dựng chính sách giá, chính sách MOQ theo yêu cầu của thị trường. Cụ thể, các nội dung quan trọng cần triển khai trong giai đoạn này như:
- Các chứng nhận hoặc đăng ký phù hợp với từng ngành hàng như HACCP, ISO 22000, BRCGS, GlobalG.A.P, FDA Registration hoặc các yêu cầu chuyên ngành khác.
- Hoàn thiện bộ hồ sơ Supplier Profile bằng tiếng Anh
- Chuẩn bị bộ template Invoice, Packing List, Quotation
- Hoàn thiện hồ sơ truy xuất nguồn gốc nếu cần
Song song với đó, doanh nghiệp có thể bắt đầu tham gia các nền tảng B2B, đăng tải thông tin sản phẩm để tìm kiếm buyer quốc tế. Đây là bước thể hiện sự hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
Giai đoạn 90 ngày: Triển khai hoạt động xuất khẩu thực tế
Ở giai đoạn cuối của lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, bạn cần tập trung vào xây dựng quy trình vận hành xuất khẩu thực tế và bắt đầu xử lý các cơ hội thương mại quốc tế. Chi tiết các công việc nên triển khai trong giai đoạn này như:
- Làm việc với forwarder và đơn vị logistics
- Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng xuất khẩu
- Làm quen với quy trình hải quan
- Chuẩn bị phương án thanh toán quốc tế
- Thiết lập quy trình quản lý chứng từ
Để tiếp cận nhiều buyer hơn ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên tham gia các hội chợ hoặc networking B2B để xây dựng database tiềm năng. Nhờ đó bạn sẽ dễ dàng theo dõi được phản hồi thị trường, tối ưu giá thành, cải thiện compliance và nâng cấp hình ảnh thương hiệu supplier của mình.
Cách chọn sản phẩm xuất khẩu phù hợp
Chọn đúng sản phẩm xuất khẩu quyết định khả năng tiếp cận thị trường quốc tế và phát triển lâu dài. Nhiều doanh nghiệp có năng lực sản xuất tốt nhưng khó mở rộng xuất khẩu do sản phẩm không phù hợp với thị trường quốc tế.
Đánh giá một sản phẩm có tiềm năng xuất khẩu hay không sẽ dựa trên các yếu tố sau:
Sản phẩm có lợi thế nguồn cung và năng lực sản xuất ổn định: Doanh nghiệp đảm bảo được vùng nguyên liệu ổn định cho sản phẩm, chủ động nguồn hàng, dễ mở rộng quy mô sản xuất và kiểm soát chất lượng.
Sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường quốc tế: Doanh nghiệp nên nghiên cứu xu hướng tiêu dùng, nhu cầu nhập khẩu, mức độ cạnh tranh, phân khúc giá phù hợp,… để chọn sản phẩm xuất khẩu.
Khả năng đáp ứng compliance của sản phẩm: Kiểm tra sản phẩm có đáp ứng yêu cầu về kiểm dịch, chứng nhận quốc tế, yêu cầu về nhãn mác, packaging hay không trước khi xuất khẩu.
Sản phẩm tạo khác biệt: Sản phẩm càng có nhiều điểm khác biệt, lợi thế cạnh tranh thì càng có cơ hội xuất khẩu hơn. Một số điều tạo lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm như: nguồn gốc, vùng nguyên liệu, sản phẩm handmade, packaging,…
Cách chọn thị trường đầu tiên
Trong lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, lựa chọn thị trường rất quan trọng bởi nó quyết định bạn có thể tiếp cận buyer hay không, chi phí có được tối ưu, hàng hoá có dễ nhập khẩu hay không. Chọn thị trường nên đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng thực tế thay vì chỉ nhìn vào quy mô nhập khẩu. Một số kinh nghiệm dưới đây có thể giúp các doanh nghiệp mới chọn thị trường phù hợp để xuất khẩu:
Đánh giá thị trường dựa dựa trên năng lực hiện tại của doanh nghiệp: Với các doanh nghiệp mới, nên ưu tiên thị trường phù hợp với quy mô sản xuất, có yêu cầu compliance vừa phải, dễ tiếp cận buyer, chi phí logistics phù hợp.
Tìm hiểu nhu cầu nhập khẩu của từng thị trường: Nghiên cứu nhu cầu thực tế quốc gia nào đang nhập khẩu mạnh ngành hàng của mình, xu hướng tiêu dùng của họ ra sao, mức độ cạnh tranh cao hay thấp, phân khúc giá phù hợp, yêu cầu sản phẩm có khắt khe không,…
Ưu tiên thị trường có lợi thế từ các FTA: Xuất khẩu đến các thị trường nằm trong hiệp định FTA giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan, tăng lợi thế cạnh tranh khi làm việc với buyer quốc tế.
Cân nhắc chi phí logistics và khả năng vận hành: Doanh nghiệp nên cân nhắc đến khả năng vận chuyển, tuyến tàu, chi phí container, thời gian transit, yêu cầu bảo quản hàng hoá,… để tính toán chi phí logistics cho từng thị trường và chọn nơi xuất khẩu.
Không nên mở rộng quá nhiều thị trường cùng lúc: Chỉ nên tập trung vào 1-2 thị trường trọng điểm để tích luỹ kinh nghiệm, hoàn thiện quy trình xuất khẩu trước tiên.
>>> Xem thêm: Thị trường xuất khẩu B2B: Cách tìm Buyer và xây dựng Supplier uy tín
Cách chuẩn hoá hồ sơ Supplier
Đối với nhiều buyer, chọn supplier không chỉ dựa vào giá mà còn phụ thuộc vào hồ sơ của doanh nghiệp đó. Vì thế trong lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, chuẩn hoá hồ sơ Supplier là bước giúp tăng độ trust khi tiếp cận thị trường quốc tế, tạo lợi thế cạnh tranh.
Để chuẩn hoá hồ sơ supplier, doanh nghiệp nên tuân theo các nguyên tắc dưới đây:
Chuẩn bị đầy đủ thông tin cơ bản: Hồ sơ Supplier gồm đầy đủ các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và các thông tin về packaging, thông số kỹ thuật sản phẩm, quy cách đóng gói, MOQ cơ bản,… để tạo nguồn tham khảo cho buyer.
Chuẩn hoá hình ảnh và nội dung để tăng trust: Sử dụng hình ảnh thực tế sản phẩm, thêm hình ảnh nhà máy sản xuất, quy trình đóng gói, quy mô hệ thống kho vận, chứng nhận compliance,…
Đồng bộ hồ sơ supplier với compliance, chứng từ xuất khẩu: Đồng nhất thông tin về tên doanh nghiệp, thông tin sản phẩm, chứng nhận, năng lực sản xuất,… trong hồ sơ Supplier với chứng từ thực tế hoặc compliance hiện có để tăng độ minh bạch về năng lực vận hành.
Cập nhật định kỳ thông tin trong hồ sơ: Cập nhập thông tin về thị trường xuất khẩu, chứng nhận mới, danh mục sản phẩm,… để bổ sung thông tin tham khảo và đồng bộ hoá hồ sơ khi làm việc với buyer.
Sai lầm thường gặp khi bắt đầu xuất khẩu
Trong lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, không ít doanh nghiệp sở hữu sản phẩm chất lượng và có tiềm năng phát triển quốc tế nhưng vẫn gặp khó khăn trong giai đoạn đầu. Đặc biệt, doanh nghiệp dễ mắc phải một số lỗi như:
- Không nghiên cứu kỹ thị trường trước khi xuất khẩu: Sản phẩm có thể không phù hợp với thị trường hoặc khó cạnh tranh,…
- Thiếu hiểu biết về tiêu chuẩn và quy định nhập khẩu: Hàng bị giữ tại cảng, từ chối nhập khẩu, phát sinh chi phí xử lý, ảnh hưởng uy tín với buyer.
- Định giá sản phẩm chưa đúng với thực tế xuất khẩu: Báo giá quá cao dẫn đến mất lợi thế cạnh tranh hoặc báo giá quá thấp làm giảm lợi nhuận.
- Chọn buyer hoặc đối tác thiếu thẩm định: Rủi ro về thanh toán, tranh chấp hợp đồng, mất thời gian xử lý đơn hàng không hiệu quả.
- Xem nhẹ bao bì, nhãn mác, hình ảnh sản phẩm: Bao bì không phù hợp thị trường, không có thông tin truy xuất nguồn gốc, hình ảnh sản phẩm chất lượng thấp.
- Chưa đầu tư vào xây dựng thương hiệu và marketing B2B: Hạn chế tiếp cận buyer trên các kênh B2B.
- Thiếu hiểu biết về quản trị rủi ro xuất khẩu: Tổn thất tài chính khi phát sinh sự cố trong quá trình giao dịch quốc tế.
- Chỉ tập trung vào đơn hàng ngắn hạn mà thiếu chiến lược dài hạn: Không thể hợp tác xuất khẩu lâu dài với buyer, không mở rộng được mạng lưới buyer,…
Khi nào nên dùng sàn B2B như VinaOpen
Trong lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới, sàn B2B là công cụ tiếp cận Buyer hiệu quả khi doanh nghiệp đã có sản phẩm, năng lực sản xuất và hồ sơ cơ bản nhưng chưa có networking. Thay vì mất nhiều thời gian tự tìm kiếm khách hàng ở từng thị trường, tận dụng các nền tảng B2B giúp doanh nghiệp dễ tiếp cận đối tác, giới thiệu năng lực và quảng bá sản phẩm đến đúng đối tượng.
Các nền tảng B2B như VinaOpen giúp doanh nghiệp chuẩn hoá hồ sơ Supplier theo tiêu chuẩn quốc tế. Đây là bước quan trọng giúp tăng độ tin cậy với buyer, thể hiện năng lực sản xuất, chứng nhận chất lượng và khả năng vận hành xuất khẩu.
Đặc biệt nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn tìm hiểu thị trường, thử nghiệm sản phẩm hoặc muốn mở rộng kênh tiếp cận khách hàng quốc tế với chi phí hợp lý, tham gia sàn B2B là một lựa chọn đáng cân nhắc. Đây cũng là cách nhiều Supplier Việt Nam từng bước xây dựng hiện diện trên thị trường quốc tế và tạo nền tảng cho hoạt động xuất khẩu lâu dài.
Xuất khẩu không phải là câu chuyện của những doanh nghiệp lớn hay những đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm quốc tế. Với lộ trình xuất khẩu cho doanh nghiệp mới được VinaOpen chia sẻ trên đây, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, tối ưu nguồn lực và nâng cao cơ hội thành công trên thị trường quốc tế.
VinaOpen đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong quá trình xây dựng năng lực xuất khẩu thông qua việc chuẩn hóa hồ sơ Supplier, quảng bá sản phẩm, kết nối buyer quốc tế và cập nhật các kiến thức thực tiễn về thương mại toàn cầu. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một điểm khởi đầu để đưa sản phẩm Việt ra thế giới, đây là thời điểm thích hợp để bắt đầu hành trình xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và bền vững cùng VinaOpen.
