Các thủ tục hải quan hiện nay hầu hết đều được thực hiện trên nền tảng điện tử như khai báo tờ khai, ký xác thực hồ sơ, làm việc với hệ thống hải quan,… Và các thủ tục này đều cần chữ ký số của doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý. Vậy làm sao để đăng ký chữ ký số với hải quan. Bài viết của VinaOpen dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký và sử dụng chữ ký số đúng quy định.
Chữ ký số hải quan là gì?
Chữ ký số trong thủ tục hải là phương thức xác thực điện tử được sử dụng để xác thực danh tính doanh nghiệp trong các giao dịch trên hệ thống hải quan điện tử. Chữ ký số là công cụ xác thực điện tử được doanh nghiệp sử dụng khi thực hiện các giao dịch hải quan điện tử như đăng ký thông tin doanh nghiệp, truyền tờ khai, khai bổ sung và gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan hải quan.
Theo Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP, thủ tục hải quan điện tử chấp nhận gửi, nhận, xử lý thông tin qua hệ thống máy tính, mạng điện toán thay vì giấy tờ truyền thống. Do đó, chữ ký số có thể đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn của dữ liệu, giá trị pháp lý của chứng từ điện tử.
Chữ ký số với hải quan cần đáp ứng điều kiện gì?
Chữ ký số được chấp nhận trong thủ tục hải quan cần đáp ứng một số điều kiện theo Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC như sau:
- Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép hoạt động tại Việt Nam và được Tổng cục Hải quan chấp nhận kết nối hệ thống.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số phải được cơ quan hải quan xác nhận và có tên trong danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực.
- Chữ ký số được công nhận và tương thích với hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan.
Đối với doanh nghiệp đăng ký chữ ký số với hải quan, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Đã được cấp chữ ký số bởi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
- Thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa) còn hiệu lực sử dụng.
- Có máy tính kết nối internet để thực hiện khai báo hải quan điện tử.
- Đăng ký tham gia hệ thống hải quan điện tử theo quy định của cơ quan hải quan.
- Cài đặt đầy đủ phần mềm hỗ trợ khai báo và ký điện tử.
Hướng dẫn 5 bước đăng ký chữ ký số với hải quan
Nếu doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số hợp lệ thì có thể thực hiện đăng ký với cơ quan hải quan theo các bước sau:
- Bước 1: Cài đặt, kích hoạt chữ ký số bằng cách cắm thiết bị chữ ký số USB Token vào cổng USB của máy tính. Chọn Run để tiến hành cài đặt.
- Bước 2: Truy cập website Tổng cục Hải quan tại địa chỉ http://www.customs.gov.vn. Chọn “Dịch vụ công trực tuyến” → chọn “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”.
- Bước 3: Hệ thống tự động nhận diện thông tin chứng thư số từ USB Token hoặc chữ ký số từ xa. Doanh nghiệp kiểm tra thông tin và xác nhận đăng ký theo hướng dẫn trên hệ thống.
Cách đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS
VNACCS là hệ thống thông quan hàng hóa tự động của hải quan Việt Nam. Hệ thống cho phép khai báo tờ khai xuất khẩu, nhận kết quả thông quan và thanh toán thuế phí trực tuyến. Khi đã đăng ký chữ ký số với hải quan thành công, doanh nghiệp cần đăng ký tham gia và sử dụng hệ thống VNACCS để thực hiện thủ tục xuất khẩu.
Bước 1: Truy cập website https://dknsd.customs.gov.vn. Chọn “Dịch vụ công” → chọn “Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS” cho doanh nghiệp.
Bước 2: Chọn “Đăng ký/Cập nhật tài khoản quản trị” → Nhập các thông tin mã số thuế, email, mật khẩu → chọn biểu tượng tam giác ở mục “Thông tin chữ ký số” để lấy thông tin chữ ký số → chọn “Đăng ký mới”
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình “Thông tin đăng nhập” → chọn chữ kỹ số tương ứng → nhập mã số thuế, mật khẩu và nhấn “Đăng nhập”
Bước 4: Quay lại trang chủ, chọn “Đăng ký”, chọn “Đăng ký mới người sử dụng” → tại tab “Thông tin chung” nhập thông tin người đại diện, địa chỉ, mã số thuế, lĩnh vực hoạt động và các thông tin khác. Nhấn “Ghi” để hoàn thành. Chuyển sang tab “Thông tin người khai hải quan” nhập các thông tin được yêu cầu.
>>> Xem thêm: Các bước xuất khẩu hàng hoá từ Việt Nam từ A-Z cho doanh nghiệp mới
Một số lưu ý khi đăng ký chữ ký số với hải quan
Để quá trình đăng ký và sử dụng chữ ký số diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chữ ký số trước khi đăng ký.
- Đảm bảo thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số trùng khớp với thông tin đăng ký thuế.
- Thực hiện đăng ký chữ ký số mới ngay khi thay đổi nhà cung cấp hoặc gia hạn chứng thư số.
- Bảo mật USB Token và thông tin tài khoản để tránh rủi ro mất dữ liệu hoặc bị sử dụng trái phép.
- Thường xuyên cập nhật các quy định mới về hải quan điện tử và hệ thống VNACCS.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ điện tử để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết.
Tóm lại, đăng ký chữ ký số với hải quan là bước quan trọng và bắt buộc để doanh nghiệp tham gia hoạt động khai báo hải quan điện tử. Với những thông tin được VinaOpen chia sẻ trên đây, doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo chữ ký số và kết nối với hệ thống VNACCS để rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, hạn chế sai sót và đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử.
