Thực hiện thủ tục hải quan là bước quan trọng để hàng hóa được xuất khẩu nhưng cũng khá phức tạp nhất là với các doanh nghiệp mới. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chọn dịch vụ của đại lý hải quan để hỗ trợ xử lý hồ sơ và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Vậy đại lý hải quan là gì, có vai trò và trách nhiệm như thế nào, khi nào doanh nghiệp nên thuê đại lý hải quan? Hãy cùng VinaOpen tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Đại lý hải quan là gì?
Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo Luật Hải quan, được cơ quan hải quan công nhận và được chủ hàng ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan thay mặt người khai hải quan. Đại lý hải quan phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật và được cơ quan hải quan công nhận.
>>> Xem thêm: Luật nhập khẩu hàng hoá – Quy định doanh nghiệp cần tuân thủ
Tại sao cần đại lý hải quan?
Đối với các doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu, tự thực hiện toàn bộ các thủ tục hải quan sẽ gặp nhiều khó khăn, nhất là khi ngày càng có nhiều điều chỉnh trong hoạt động này. Đây là một trong những lý do tại sao đại lý hải quan đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và logistics.
Vai trò của đại lý hải quan
Đại lý hải quan đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Cụ thể, các vai trò của đại lý này bao gồm:
- Tư vấn chính sách xuất nhập khẩu và các quy định pháp luật liên quan.
- Hỗ trợ chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ hải quan.
- Thay mặt doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử.
- Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
- Hỗ trợ phân loại mã HS, xác định thuế suất và các yêu cầu quản lý chuyên ngành.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Trách nhiệm của đại lý hải quan
Bên cạnh vai trò hỗ trợ doanh nghiệp, đại lý hải quan cũng phải chịu trách nhiệm đối với các nghiệp vụ được ủy quyền thực hiện, bao gồm:
- Thực hiện khai báo hải quan đúng quy định pháp luật.
- Đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên tờ khai dựa trên hồ sơ do khách hàng cung cấp.
- Bảo mật thông tin hàng hóa và dữ liệu của doanh nghiệp.
- Lưu trữ hồ sơ theo thời hạn quy định.
- Phối hợp với cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra, xác minh hoặc giải trình hồ sơ.
- Chịu trách nhiệm đối với các sai phạm phát sinh từ hoạt động khai báo thuộc phạm vi được ủy quyền.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê đại lý hải quan
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê đại lý hải quan. Tuy nhiên, trong một số trường hợp dưới đây, việc sử dụng dịch vụ hải quan sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với tự thực hiện như:
- Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu và chưa có nhân sự chuyên trách.
- Doanh nghiệp không thường xuyên thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu.
- Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc có thủ tục phức tạp.
- Doanh nghiệp cần đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa.
- Thiếu kinh nghiệm trong việc phân loại mã HS, xác định thuế hoặc chuẩn bị hồ sơ.
- Muốn hạn chế rủi ro vi phạm quy định hải quan và giảm chi phí phát sinh do sai sót.
Trong những trường hợp này, đại lý hải quan có thể giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục nhanh chóng và hiệu quả hơn so với việc tự thực hiện.
>>> Xem thêm: Các bước xuất khẩu hàng hoá từ Việt Nam từ A-Z cho doanh nghiệp mới
Danh sách đại lý hải quan tại Việt Nam
Hiện nay, Việt Nam có hàng trăm đại lý hải quan được cơ quan có thẩm quyền công nhận và cấp phép hoạt động. Các đơn vị này phân bố tại hầu hết các trung tâm xuất nhập khẩu lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương và Đồng Nai.
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn đại lý hải quan thuộc các nhóm sau:
- Đại lý hải quan độc lập chuyên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan.
- Công ty logistics tích hợp dịch vụ đại lý hải quan.
- Công ty giao nhận vận tải quốc tế (Freight Forwarder) có chức năng đại lý hải quan.
- Các tập đoàn logistics lớn cung cấp dịch vụ trọn gói từ vận chuyển, kho bãi đến thông quan.
Để tra cứu danh sách chính thức, doanh nghiệp nên tham khảo thông tin được công bố bởi cơ quan hải quan nhằm đảm bảo đơn vị được lựa chọn có đủ điều kiện hoạt động hợp pháp. Thông tin được cập nhập tại website của Hải quan Việt Nam.
Hiểu rõ đại lý hải quan là gì không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng đơn vị hỗ trợ mà còn góp phần tối ưu toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu hoặc chưa có đội ngũ chuyên môn riêng, đây là dịch vụ hiệu quả để nâng cao năng lực vận hành, tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.
