Tháng 5 31, 2026

Lưu ý gì ở các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu?

Danh Mục

Bộ Sưu Tập

Nắm rõ các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu là điều kiện cần để hàng hóa được thông quan thuận lợi và xuất khẩu đúng tiến độ. Tuy nhiên thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn gặp lỗi, khó khăn trong từng giai đoạn xuất khẩu. Trong bài viết này, VinaOpen sẽ tổng hợp những điều cần lưu ý để hạn chế rủi ro trong quá trình xuất khẩu.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị đầy đủ trước khi xuất khẩu giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình khai báo, giảm nguy cơ bị yêu cầu sửa đổi, chậm thông quan. Trước khi bắt đầu các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ liên quan đến lô hàng, cụ thể như:

Xác định loại hình xuất khẩu phù hợp

Xuất khẩu được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũng như loại hình sản phẩm. Mỗi hình thức xuất khẩu có yêu cầu riêng về quy định, hồ sơ, cách khai báo khác nhau trên hệ thống hải quan.

Một số loại hình xuất khẩu phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng như:

Xuất khẩu kinh doanh.
Xuất khẩu tại chỗ.
Gia công cho thương nhân nước ngoài.
Sản xuất xuất khẩu.
Tạm xuất tái nhập.
Xuất khẩu vào khu phi thuế quan.

Nếu chưa chắc chắn về loại hình phù hợp, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của đơn vị thuê hải quan hoặc forwarder để tránh sai sót. Một lỗi nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh tờ khai hoặc thực hiện lại thủ tục từ đầu.

Kiểm tra điều kiện xuất khẩu của hàng hoá

Không phải mặt hàng nào cũng có thể xuất khẩu theo cùng một quy trình. Một số nhóm hàng có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc yêu cầu giấy phép, chứng nhận riêng. Trước khi thực hiện các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu, doanh nghiệp nên kiểm tra một số điều sau:

Hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hay không.
Có thuộc diện xuất khẩu có điều kiện hay không.
Có yêu cầu giấy phép chuyên ngành không.
Có cần kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc hun trùng không.
Thị trường nhập khẩu có yêu cầu chứng nhận đặc biệt nào không.

Chuẩn bị thông tin sản phẩm trước khi khai báo

Thông tin sản phẩm là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan và xây dựng bộ chứng từ xuất khẩu. Thiếu thông tin, sai thông tin,… có thể dẫn đến sai mã HS, sai giá trị hoặc sai nội dung trên tờ khai. Các thông tin này cần được rà soát kỹ trước khi lập Invoice, packing list và khai báo trên hệ thống hải quan để đảm bảo dữ liệu thống nhất.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và kiểm tra các thông tin sản phẩm như:

Tên hàng hóa bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Mã HS dự kiến.
Thành phần, chất liệu hoặc đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
Số lượng và đơn vị tính.
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
Quy cách đóng gói.
Giá trị hàng hóa.
Xuất xứ hàng hóa.

Lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ làm hải quan xuất khẩu

Hồ sơ xuất khẩu là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thông quan hàng hóa. Nhiều trường hợp tờ khai bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung do hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin không thống nhất. Vì thế, doanh nghiệp cần nắm rõ các lưu ý quan trọng với từng loại hồ sơ để các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu diễn ra thuận lợi hơn.

Bộ hồ sơ cơ bản làm thủ hải quan xuất khẩu

Tùy theo loại hình xuất khẩu và mặt hàng, hồ sơ có thể thay đổi một số giấy tờ. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
Tờ khai hải quan xuất khẩu.
Booking hoặc chứng từ vận tải liên quan.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có nhu cầu hưởng ưu đãi thuế quan.
Các giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành theo quy định.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ từ sớm thay vì chờ đến thời điểm xuất hàng mới hoàn thiện. Điều này giúp có đủ thời gian kiểm tra, điều chỉnh nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu thông tin.

Hồ sơ bổ sung theo từng ngành hàng

Ngoài bộ hồ sơ cơ bản, nhiều mặt hàng xuất khẩu còn phải bổ sung thêm các chứng từ chuyên ngành theo quy định của Việt Nam hoặc yêu cầu từ nước nhập khẩu.

Ngành nông sản: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, chứng nhận hun trùng, chứng nhận vùng trồng, truy xuất nguồn gốc
Ngành thuỷ sản: Health Certificate, chứng thư kiểm dịch động vật, chứng nhận HACCP,…
Ngành thủ công mỹ nghệ: Chứng nhận nguồn gốc nguyên liệu, chứng nhận FSC, chứng nhận hun trùng,…
Ngành công nghiệp hoặc linh kiện: Chứng nhận C/Q, COA, hồ sơ kỹ thuật sản phẩm.

Lỗi chứng từ ở các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Sai sót chứng từ là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hàng hóa bị chậm thông quan hoặc phải sửa đổi tờ khai. Một số lỗi phổ biến các doanh nghiệp thường gặp khi làm chứng từ như:

Tên hàng trên Invoice khác với Packing List.
Sai thông tin người mua hoặc người nhận hàng.
Chênh lệch số lượng giữa chứng từ và thực tế hàng hóa.
Khai sai đơn vị tính hoặc trọng lượng.
Sai mã HS trên hồ sơ khai báo.
Thiếu chữ ký hoặc dấu xác nhận trên chứng từ cần thiết.
Thiếu giấy kiểm dịch, C/O hoặc giấy phép chuyên ngành.
Thông tin trên tờ khai không khớp với Invoice hoặc hợp đồng ngoại thương.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng checklist kiểm tra hồ sơ trước khi truyền tờ khai hải quan. Thời gian rà soát toàn bộ chứng từ chỉ mất vài phút nhưng có thể tránh được nhiều chi phí phát sinh và chậm trễ trong quá trình thực hiện các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu – Lưu ý gì khi khai tờ khai hải quan

Khai báo tờ khai hải quan là bước quan trọng bởi toàn bộ thông tin về hàng hóa, doanh nghiệp xuất khẩu, người nhập khẩu và trị giá lô hàng sẽ được cơ quan hải quan sử dụng để đánh giá rủi ro, phân luồng và quyết định thông quan. Vì vậy doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng khi nhập liệu, hậu kiểm thông tin trước khi truyền tờ khai lên hệ thống.

Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống

Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu thông qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS. Ở bước này, doanh nghiệp cần nhập đầy đủ các thông tin của lô hàng theo đúng chứng từ xuất khẩu đã chuẩn bị. Một số nội dung quan trọng cần đặc biệt kiểm tra khi khai báo như:

Thông tin doanh nghiệp xuất khẩu.
Thông tin người nhập khẩu.
Loại hình xuất khẩu.
Mã HS hàng hóa.
Tên hàng và mô tả hàng hóa.
Số lượng, trọng lượng và đơn vị tính.
Trị giá hàng hóa.
Điều kiện giao hàng (Incoterms).
Cảng xuất khẩu và phương thức vận chuyển.

Trước khi khai báo, doanh nghiệp nên rà soát kỹ Invoice, Packing List và hợp đồng ngoại thương để đảm bảo tất cả dữ liệu được nhập chính xác và thống nhất trên tờ khai.

Truyền tờ khai và nhận phản hồi từ hệ thống

Sau khi hoàn tất việc khai báo, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống hải quan để cơ quan chức năng tiếp nhận và xử lý. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra dữ liệu, đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu và thực hiện phân luồng tờ khai .

Doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả phân luồng tờ khai từ hải quan. Có 3 luồng phổ biến là: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Sau khi truyền tờ khai, doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi từ hệ thống thường xuyên để xử lý kịp thời các yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh nếu có.

Lỗi thường gặp khi khai báo tờ khai hải quan

Dù đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp sai sót trong quá trình khai báo khiến tờ khai bị từ chối hoặc phải sửa đổi. Một số lỗi phổ biến khi khai báo hải quan như:

Khai sai mã HS hàng hóa.
Chọn nhầm loại hình xuất khẩu.
Sai tên hoặc địa chỉ người nhập khẩu.
Sai đơn vị tính, số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa.
Khai sai trị giá lô hàng.
Thông tin trên tờ khai không khớp với Invoice hoặc Packing List.
Khai nhầm cảng xuất khẩu hoặc phương thức vận chuyển.
Thiếu chứng từ chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý.

>>> Xem thêm: Các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu từ A-Z

Cách xử lý các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu khi phân luồng

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng để xác định mức độ kiểm tra đối với lô hàng. Nhiều lô hàng xuất khẩu bị phân luồng vàng và luồng đỏ khiến các doanh nghiệp lo lắng. Vậy cần xử lý như thế nào khi gặp tình trạng này?

Doanh nghiệp làm gì khi bị phân luồng vàng?

Luồng vàng là trường hợp cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi bị phân luồng vàng, doanh nghiệp cần:

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xuất khẩu theo yêu cầu.
Nộp hoặc xuất trình chứng từ cho cán bộ hải quan kiểm tra.
Giải trình các nội dung nếu có yêu cầu bổ sung.
Theo dõi phản hồi để kịp thời cập nhật hoặc điều chỉnh hồ sơ.

Thông thường, nếu hồ sơ đầy đủ và thông tin khai báo chính xác, quá trình kiểm tra luồng vàng sẽ được hoàn tất khá nhanh.

Doanh nghiệp làm gì khi bị phân luồng đỏ?

Luồng đỏ là mức kiểm tra cao hơn, thường sẽ kiểm tra cả kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi gặp trường hợp này, doanh nghiệp nên:

Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến lô hàng.
Phối hợp với đơn vị logistics, cảng hoặc kho hàng để sắp xếp kiểm hóa.
Bố trí nhân sự tham gia quá trình kiểm tra thực tế.
Hỗ trợ cơ quan hải quan đối chiếu hàng hóa với nội dung khai báo.
Thực hiện giải trình hoặc bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu.

Sau khi hoàn tất kiểm tra và không phát hiện sai lệch, cơ quan hải quan sẽ chấp thuận thông quan để hàng hóa được xuất khẩu.

Tại sao doanh nghiệp mới xuất khẩu dễ bị phân luồng đỏ?

Nhiều doanh nghiệp mới thường thắc mắc vì sao lô hàng đầu tiên hoặc những lô hàng đầu tiên lại có tỷ lệ bị luồng đỏ cao hơn so với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm. Đó là bởi doanh nghiệp mới chưa có lịch sử tuân thủ hải quan để cơ quan hải quan có dữ liệu đánh giá, đối chiếu. Hoặc mặt hàng thuộc nhóm có yêu cầu quản lý chuyên ngành, kiểm tra chất lượng,… cũng dễ bị phân luồng đỏ để kiểm tra.

Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu – Thông quan và giao hàng

Sau khi hoàn thành các bước khai báo và kiểm tra hải quan, lô hàng sẽ bước vào giai đoạn thông quan và giao hàng. Đây là giai đoạn cuối trong các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu, quyết định hàng hoá có được xuất đi đúng kế hoạch hay không.

Điều kiện để hàng hoá được thông quan

Một lô hàng xuất khẩu sẽ được cơ quan hải quan chấp thuận thông quan khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định như:

Tờ khai hải quan đã được tiếp nhận và xử lý thành công.
Hồ sơ khai báo đầy đủ, hợp lệ và thống nhất.
Hoàn tất việc kiểm tra hồ sơ đối với luồng vàng.
Hoàn tất việc kiểm hóa đối với luồng đỏ.
Có đầy đủ giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý.
Không có sai lệch giữa hàng hóa thực tế và nội dung khai báo.

Sau khi được thông quan, hệ thống hải quan sẽ xác nhận trạng thái hoàn thành thủ tục, cho phép doanh nghiệp tiếp tục các bước giao nhận và xuất khẩu hàng hóa.

Quy trình thanh lý tờ khai tại cảng

Thanh lý tờ khai là bước xác nhận hàng hóa đã được đưa vào khu vực giám sát hải quan và đủ điều kiện xuất khẩu. Tuỳ theo từng cảng biển, cảng cạn hoặc sân bay, quy trình thực hiện sẽ khác nhau nhưng đều gồm các bước cơ bản sau:

Đưa hàng hóa hoặc container vào khu vực cảng theo quy định.
Xuất trình tờ khai hải quan đã được thông quan.
Cảng hoặc đơn vị khai thác đối chiếu thông tin lô hàng với dữ liệu trên hệ thống.
Xác nhận hàng hóa đủ điều kiện đưa lên phương tiện vận chuyển quốc tế.
Hoàn tất thủ tục thanh lý tờ khai.

Sau khi thanh lý thành công, hàng hóa sẽ được đưa vào danh sách chờ xếp tàu hoặc chuyến bay theo lịch trình đã đăng ký.

Bàn giao hàng cho hãng tàu hoặc forwarder

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và thanh lý tờ khai, doanh nghiệp tiến hành bàn giao hàng hóa cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận vận tải (forwarder). Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau:

Xác nhận booking và lịch trình vận chuyển.
Kiểm tra thông tin container hoặc mã vận đơn.
Đối chiếu số lượng kiện hàng thực tế.
Hoàn thiện các chứng từ vận tải cần thiết.
Theo dõi tình trạng xếp hàng lên tàu hoặc máy bay.

Đối với hàng xuất khẩu đường biển, sau khi tàu khởi hành, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn (Bill of Lading). Đối với hàng không, doanh nghiệp sẽ nhận Air Waybill (AWB) từ hãng vận chuyển hoặc forwarder.

Chi phí phát sinh trong các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Bên cạnh các chi phí vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp cũng cần dự trù một số khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Hiểu rõ các khoản phí này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng kế hoạch tài chính và hạn chế những chi phí ngoài dự kiến. Một số chi phí dễ phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu như:

Phí khai báo hải quan (nếu sử dụng dịch vụ khai thuê).
Phí kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành hoặc cấp giấy chứng nhận.
Phí cấp C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa).
Phí kiểm hóa hàng hóa (nếu phát sinh).
Phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container khi hàng bị chậm thông quan.
Chi phí chỉnh sửa hoặc hủy tờ khai khi khai báo sai.
Chi phí vận chuyển nội địa đến cảng hoặc sân bay.

>>> Xem thêm: Chi phí xuất khẩu gồm những gì? Hướng dẫn tính từ A-Z

Kinh nghiệm giúp các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu thuận lợi hơn

Đối với doanh nghiệp mới xuất khẩu, thủ tục hải quan có thể là một trong những khâu phức tạp nhất. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị bài bản và xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế các rủi ro phát sinh.

Hiểu rõ các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu là nền tảng giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa đúng quy định, hạn chế rủi ro và đảm bảo tiến độ giao hàng cho đối tác quốc tế. Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình xây dựng hoạt động xuất khẩu hoặc tìm kiếm cơ hội mở rộng thị trường quốc tế, VinaOpen đồng hành cùng doanh nghiệp chuẩn hoá hồ sơ Supplier, cập nhật kiến thức xuất khẩu và kết nối với mạng lưới buyer quốc tế.

Liên hệ ngay với VinaOpen để kết nối với buyer và tiếp cận thị trường quốc tế.