Thủ tục hải quan xuất khẩu là bước quan trọng quyết định hàng hoá có thể thông quan đúng tiến độ hay không. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, cơ sở sản xuất vẫn gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ, khai báo chứng từ, xử lý các quy định liên quan,… Trong bài viết này, Vina Open sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình làm thủ tục xuất khẩu, giấy tờ hồ sơ cũng như các lỗi cần lưu ý để hạn chế rủi ro đưa hàng hoá ra thị trường quốc tế.
Tổng quan thủ tục hải quan xuất khẩu
Trong hoạt động xuất khẩu, thủ tục hải quan là bước bắt buộc để hàng hoá được phép thông quan và vận chuyển ra thị trường quốc tế đúng quy định. Thủ tục này bao gồm chuẩn bị hồ sơ, quy trình khai báo cũng như chuẩn bị các thủ tục liên quan.
Thủ tục hải quan xuất khẩu là gì? Tại sao cần khai báo
Thủ tục hải quan xuất khẩu là quá trình doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin hàng hoá với cơ quan hải quan trước khi hàng được phép xuất ra nước ngoài. Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, khai báo điện tử, kiểm tra chứng từ và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan theo quy định của pháp luật.
Khi doanh nghiệp khai báo hải quan, cơ quan chức năng sẽ kiểm soát được chủng loại hàng hoá, nguồn gốc xuất xứ, thuế xuất khẩu và các yêu cầu về kiểm dịch, chất lượng,… Khi hoàn tất đầy đủ các thủ tục hải quan xuất khẩu, nghĩa vụ thuế, hàng hoá sẽ được cơ quan hải quan chấp nhận và được thông quan.
Thủ tục hải quan xuất khẩu là quá trình khai báo thông tin với cơ quan hải quan
Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu giúp doanh nghiệp:
- Nhanh chóng thông quan hàng hoá
- Hạn chế rủi ro bị giữ hàng hoặc xử phạt
- Đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp lý của Việt Nam và nước nhập khẩu
- Thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín với đối tác quốc tế
- Được hỗ trợ quá trình thanh toán, hoàn thuế và chứng minh nguồn gốc hàng hoá.
Đối tượng cần thực hiện khai báo thủ tục hải quan xuất khẩu
Theo quy định hiện hành, mọi tổ chức hoặc cá nhân có hoạt động xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài đều cần thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu. Tuỳ thuộc vào mô hình kinh doanh, loại hàng hoá, chủ thể thực hiện có thể là doanh nghiệp trực tiếp xuất khẩu hoặc đơn vị được uỷ quyền.
Cụ thể, các đối tượng cần thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu gồm:
- Doanh nghiệp sản xuất, chế biến hàng xuất khẩu
- Công ty thương mại xuất nhập khẩu
- Hợp tác xã, cơ sở sản xuất nông sản
- Doanh nghiệp gia công hàng hóa cho đối tác nước ngoài
- Đơn vị xuất khẩu theo hình thức ủy thác
- Cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh xuyên biên giới có phát sinh hoạt động xuất khẩu
- Forwarder, công ty logistic được doanh nghiệp uỷ quyền thực hiện hoạt động xuất khẩu.
Các hình thức xuất khẩu phổ biến hiện nay
Hoạt động xuất khẩu được triển khai dưới nhiều hình thức khác nhau tuỳ vào mô hình kinh doanh, đối tác và mục tiêu thương mại của doanh nghiệp như:
- Xuất khẩu trực tiếp: Doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng và bán hàng cho đối tác nước ngoài.
- Xuất khẩu uỷ thác: Doanh nghiệp thuê một đơn vị trung gian đứng tên thực hiện hoạt động xuất khẩu.
- Xuất khẩu gia công: Doanh nghiệp nhận nguyên liệu từ đối tác nước ngoài để sản xuất, chế biến rồi xuất trả thành phẩm theo hợp đồng.
- Xuất khẩu tại chỗ: Hàng hoá được bán cho đối tác nước ngoài nhưng giao cho đơn vị khác tại Việt Nam theo chỉ định mà không cần vận chuyển qua biên giới.
- Xuất khẩu theo hình thức tạm xuất tái nhập: Hàng hoá được đưa ra nước ngoài trong thời gian nhất định để phục vụ mục đích triển lãm, sửa chữa, thi công,… sau đó nhập lại Việt Nam.
- Xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử quốc tế: Hàng hoá được xuất khẩu thông qua các nền tảng B2B xuyên biên giới như Amazon, Alibaba, Shopee quốc tế,…
Có nhiều hình thức xuất khẩu phù hợp với loại hình và yêu cầu của doanh nghiệp
Quy trình tổng quát thủ tục hải quan xuất khẩu
Mỗi loại hàng hoá hay hình thức xuất khẩu sẽ có yêu cầu riêng nhưng nhìn chung thủ tục hải quan xuất khẩu thường bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu
- Bước 2: Khai báo hải quan điện tử và tự động phân luồng
- Bước 3: Nộp hồ sơ và cơ quan hải quan kiểm tra theo kết quả phân luồng, đặc điểm mặt hàng
- Bước 4: Thông quan hàng hoá
- Bước 5: Thanh lý và hoàn tất vận chuyển
Phân luồng thông quan và xử lý lỗi thường gặp
Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cũng như hiểu rõ cơ chế phân luồng, quy trình thông quan để dự đoán thời gian xuất hàng, chi phí và khả năng giao hàng đúng tiến độ.
Quy trình phân luồng thông quan hàng hoá
Hệ thống hải quan sẽ tiếp nhận thông tin khai báo và tiến hàng phân luồng tờ khai để kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hoá theo mức độ rủi ro. Quy trình phân luồng thông quan diễn ra như sau:
- Bước 1: Tiếp nhận tờ khai hải quan: Doanh nghiệp khai báo thông tin hàng hoá trên hệ thống VNACCS/VCIS và được cơ quan tiếp nhận.
- Bước 2: Phân luồng tờ khai: Hàng hoá xuất khẩu được phân vào 3 luồng chính: luồng xanh – miễn kiểm tra; luồng vàng – kiểm tra hồ sơ và bổ sung chứng từ; luồng đỏ – kiểm tra cả hồ sơ và hàng hoá.
- Bước 3: Hoàn tất nghĩa vụ liên quan: Doanh nghiệp thực hiện các yêu cầu bổ quan của cơ quan hải quan nếu có và hoàn tất thuế xuất khẩu, phí liên quan, chứng từ kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành.
- Bước 4: Xác nhận thông quan: Hồ sơ hợp lệ và đáp ứng đầy đủ quy định sẽ được xác nhận thông quan và hàng hoá được phép xuất khẩu.
Hệ thống hải quan tiếp nhận thông tin và phân luồng hàng hoá
Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Thực tế có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi khai báo hải quan do nhiều nguyên nhân khác nhau, thường gặp nhất là các lỗi:
- Khai sai mã HS hàng hoá
- Thông tin chứng từ không đồng nhất
- Thiếu chứng từ kiểm dịch hoặc giấy phép chuyên ngành
- Khai báo sai giá trị hàng hoá
- Khai báo chậm, không đúng thời gian quy định
Những sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến hàng hoá bị giữ lại để kiểm tra hoặc phải sửa đổi tờ khai. Nhất là với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất mới đi vào vận hành,… chưa nắm rõ chi tiết các thủ tục hải quan khiến hàng hoá gặp khó khăn khi xuất khẩu.
Xuất khẩu tại chỗ là gì? Doanh nghiệp nào nên áp dụng
Thực tế, nhiều doanh nghiệp sản xuất, cơ sở kinh doanh dù có sản phẩm đạt chất lượng nhưng vẫn gặp nhiều khó khăn khi tiến hành hoạt động xuất khẩu. Trong bối cảnh đó, xuất khẩu tại chỗ trở thành một giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp từng bước tham gia vào chuỗi cung ứng quốc tế mà không cần trực tiếp đưa hàng ra nước ngoài.
Xuất khẩu tại chỗ là gì?
Xuất khẩu tại chỗ là hình thức hàng hoá được mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với thương nhân nước ngoài nhưng việc giao nhận hàng diễn ra ngay tại Việt Nam theo chỉ định của phía nước ngoài. Hiểu cách khác, hàng hoá được bán cho đối tác nước ngoài nhưng không vận chuyển ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Bên nhận hàng là một doanh nghiệp tại Việt Nam và được uỷ thác theo yêu cầu của đối tác nước ngoài.
Xuất khẩu tại chỗ vẫn được coi là hoạt động xuất khẩu và cần thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.
Xuất khẩu tại chỗ là hình thức mua bán, giao nhận hàng ngay với đối tác nước ngoài mà không vượt ra khỏi lãnh thổ Việt Nam
Những trường hợp thường áp dụng xuất khẩu tại chỗ
Xuất khẩu tại chỗ được áp dụng trong nhiều mô hình sản xuất và thương mại quốc tế, đặc biệt là các khu công nghiệp, doanh nghiệp PDI. Trong đó phải kể đến:
- Các doanh nghiệp gia công cho thương nhân nước ngoài
- Doanh nghiệp chế xuất mua nguyên liệu trong nước
- Chuỗi sản xuất của tập đoàn đa quốc gia
- Doanh nghiệp bán hàng cho thương nhân nước ngoài có chỉ định giao hàng tại Việt Nam, thường thấy ở các lĩnh vực như: nông sản, thực phẩm, bao bì, linh kiện,…
- Doanh nghiệp mới muốn tham gia chuỗi xuất khẩu quốc tế
Hồ sơ cần chuẩn bị khi khai báo xuất khẩu tại chỗ
Mặc dù hàng hoá được giao nhận trong lãnh thổ Việt Nam nhung doanh nghiệp vẫn phải thực hiện khai báo hải quan và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định đối với hoạt động xuất khẩu.
Hồ sơ hải quan xuất khẩu tại chỗ gồm những gì?
Hồ sơ ở mỗi doanh nghiệp, đặc điểm giao dịch, lĩnh vực hàng hoá,… sẽ khác nhau nhưng đều cần các giấy tờ cơ bản như:
- Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng gia công với thương nhân nước ngoài
- Commercial Invoice
- Packing List
- Tờ khai hải quan xuất khẩu tại chỗ
- Văn bản chỉ định giao hàng tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài
- Chứng từ vận chuyển nội địa (nếu có)
- Hồ sơ kỹ thuật hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành đối với mặt hàng đặc thù
Ngoài ra doanh nghiệp nhập khẩu tại chỗ cũng cần thực hiện tờ khai nhập khẩu tương ứng để hoàn tất quy trình hải quan hai chiều. Các giấy tờ này sẽ thống nhất thông tin về tên hàng, số lượng, đơn vị tính, điều kiện giao hàng, đơn vị nhận hàng.
Cách mở, khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu tại chỗ
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thực hiện khai báo xuất khẩu tại chỗ thông qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS tương tự các loại hình xuất khẩu khác. Quy trình cơ bản gồm các bước:
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin khai báo gồm mã loại hình xuất khẩu tại chỗ, thông tin người xuất khẩu, doanh nghiệp nhận hàng, thông tin đối tác nước ngoài, mã HS, trị giá và số lượng hàng.
- Bước 2: Mở tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm khai hải quan để nhập dữ liệu và truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS.
- Bước 3: Nộp hồ sơ và xử lý theo phân luồng hải quan
- Bước 4: Thông quan và hoàn tất giao nhận cho bên nhận tại Việt Nam theo đúng chỉ định trong hồ sơ.
Xuất khẩu tại chỗ yêu cầu tờ khai, thông tin, hồ sơ tương tự xuất khẩu truyền thống
Mẫu 22 dùng trong xuất khẩu tại chỗ
Trong hoạt động xuất khẩu tại chỗ, mẫu số 22 thường được sử dụng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa các bên liên quan theo quy định hải quan. Mẫu này có vai trò xác nhận hàng đã được giao thực tế, là căn cứ để đối chiếu giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu tại chỗ, phục vụ kiểm tra, quyết toán và lưu trữ hồ sơ hải quan.
Doanh nghiệp cần kê khai chính xác và lưu trữ đầy đủ chứng từ để phục vụ công tác hậu kiểm hoặc quyết toán sau này. Bạn có thể tải mẫu 22 tại đường link dưới đây.
Quy trình xác nhận giao hàng và hoàn tất thủ tục
Sau khi hàng hóa được giao cho bên nhận tại Việt Nam, doanh nghiệp cần hoàn thiện các bước xác nhận giao hàng để kết thúc quy trình xuất khẩu tại chỗ. Quy trình này gồm các bước như sau:
- Bước 1: Thực hiện giao nhận hàng hoá, hai bên tiến hành kiểm đếm hàng, đối chiếu chứng từ, xác nhận số lượng và tình trạng hàng hoá.
- Bước 2: Ký xác nhận biên bản giao nhận hoàn tất theo đúng nội dung đã khai báo hải quan.
- Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ lưu trữ các giấy tờ trong thủ tục hải quan xuất khẩu
- Bước 4: Đối chiếu và hoàn tất nghĩa vụ liên quan
Bên giao và nhận xác nhận giao hàng, hoàn tất thủ tục
Thanh lý tờ khai xuất khẩu tại chỗ và các lưu ý liên quan
Sau khi hoàn tất giao hàng và thông quan, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện bước thanh lý tờ khai xuất khẩu tại chỗ để hoàn thiện toàn bộ quy trình hải quan.
Quy trình thanh lý tờ khai xuất khẩu tại chỗ
Quy trình này được thực hiện sau khi hàng hoá đã giao nhận hoàn tất và cả hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ khai báo tương ứng. Quy trình được thực hiện như sau:
- Bước 1: Đối chiếu thông tin giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu tại chỗ
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thanh lý
- Bước 3: Nộp hồ sơ và thực hiện xác nhận thanh lý
- Bước 4: Lưu trữ hồ sơ sau thanh lý
Lỗi thường gặp khi thanh lý tờ khai
Quá trình thanh lý tờ khai có thể lâu hơn dự tính hoặc phải điều chỉnh nhiều lần do sai lệch dữ liệu, thiếu sót chứng từ hoặc gặp phải một số lỗi như:
- Thông tin giữa tờ khai xuất và nhập không khớp
- Thiếu biên bản giao nhận hoặc chứng từ xác nhận giao hàng
- Khai sai loại hình xuất nhập khẩu tại chỗ
- Chậm hoàn tất hồ sơ thanh lý
- Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau thông quan
Sau khi hàng hoá đã giao nhận hoàn tất, cần tiến hành thanh lý tờ khai hải quan
FAQ thủ tục hải quan xuất khẩu
Dưới đây là những câu hỏi phổ biến doanh nghiệp thường gặp khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
Thủ tục hải quan xuất khẩu mất bao lâu?
Thời gian xử lý thủ tục hải quan xuất khẩu phụ thuộc vào: loại hàng hoá, mức độ hoàn thiện hồ sơ, phân luồng tờ khai, quy định kiểm tra từng mặt hàng,… Có thể từ vài giờ với luồng xanh hoặc 1-3 ngày đối với hàng hoá luồng đỏ.
Doanh nghiệp mới có thể tự khai báo hải quan không?
Doanh nghiệp mới hoàn toàn có thể tự thực hiện khai báo hải quan nếu đã có mã số thuế xuất nhập khẩu, đăng ký chữ ký số, cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử, hiểu quy trình và quy định liên quan.
Xuất khẩu tại chỗ có cần mở tờ khai không?
Có. Dù hàng hóa không thực tế vận chuyển ra nước ngoài, xuất khẩu tại chỗ vẫn là hoạt động xuất khẩu theo quy định nên doanh nghiệp bắt buộc phải mở tờ khai hải quan.
Khi nào cần dùng mẫu 22?
Mẫu 22 thường được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu tại chỗ để xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa các bên liên quan. Mẫu này thường dùng khi:
- Hàng hóa đã giao thực tế cho bên nhận tại Việt Nam
- Cần xác nhận hoàn tất giao nhận theo quy định hải quan
- Phục vụ thanh lý tờ khai hoặc lưu trữ hồ sơ hậu kiểm
Xuất khẩu tại chỗ có cần thanh lý tờ khai không?
Có. Sau khi hoàn tất giao hàng và thông quan, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thanh lý tờ khai xuất khẩu tại chỗ theo quy định.
Tờ khai bị phân luồng đỏ phải xử lý như thế nào?
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ liên quan, phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm hoá, đảm bảo hàng hoá thực tế đúng với nội dung khai báo.
Thủ tục hải quan xuất khẩu là một trong những bước quan trọng quyết định quá trình xuất khẩu hàng hóa có diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và đúng quy định hay không. Đặc biệt, với các doanh nghiệp mới, những thông tin được Vina Open tổng hợp trên đây sẽ giúp từng bước xây dựng và hoàn tất quy trình xuất khẩu, đưa sản phẩm của mình tiếp cận thị trường quốc tế.
