Một trong những thông tin quan trọng xuất hiện trên tờ khai xuất khẩu là mã vạch hải quan. Đây là công cụ giúp khai báo và thông quan hàng hóa nhanh hơn. Vậy mã vạch hải quan là gì, được sử dụng để làm gì và cách lấy như thế nào? Bài viết dưới đây của VinaOpen sẽ giúp bạn hiểu rõ về loại mã này và những lưu ý cần biết để thông quan thuận lợi hơn.
Mã vạch hải quan là gì?
Mã vạch hải quan là mã nhận dạng tờ khai được hệ thống hải quan sinh ra dựa trên thông tin tờ khai đã đăng ký. Mã vạch chứa các thông tin như số tờ khai, mã doanh nghiệp, loại hình xuất khẩu, các dữ liệu phục vụ công tác quản lý của cơ quan hải quan.
Phân loại mã vạch hải quan thường gặp
Hiện nay mã vạch hải quan được phân loại dựa trên cấu trúc dữ liệu và mục đích sử dụng, bao gồm hai loại mã vạch chính là mã 1D và mã 2D.
- Mã vạch 1D: Loại mã tuyến tính được in trực tiếp trên tờ khai hải quan điện tử, chứa thông tin về số tờ khai hải quan, các dữ liệu phục vụ nhận diện hồ sơ.
- Mã vạch 2D: Loại mã vạch 2 chiều có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn, thường được dùng trong quản lý dữ liệu phức tạp và có thể tích hợp chữ ký số điện tử.
Mã vạch hải quan dùng để làm gì?
Mã vạch hải quan giúp cơ quan hải quan và doanh nghiệp trao đổi thông tin nhanh chóng, giảm các thao tác thủ công và đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ. Cụ thể, mã vạch được dùng với những mục đích sau đây:
Nhận diện và tra cứu tờ khai hải quan: Khi quét mã vạch trên tờ khai, hệ thống tự động truy xuất các thông tin liên quan đến lô hàng, doanh nghiệp, trạng thái xử lý của tờ khai mà không cần nhập dữ liệu thủ công.
Tăng tốc độ xử lý thủ tục hải quan: Rút ngắn thời gian kiểm tra và đối chiếu hồ sơ tại khâu tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, thông quan hàng hóa từ đó giảm thời gian chờ đợi cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ kiểm tra, giám sát hàng hóa: Mã vạch hải quan giúp theo dõi, giám sát hàng hóa trong suốt quá trình làm thủ tục, hạn chế sai sót, minh bạch thông tin khi kiểm tra.
Kết nối dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan: Các thông tin khai báo được đồng bộ nhanh chóng giữa hồ sơ điện tử của doanh nghiệp và hệ thống quản lý của cơ quan hải quan.
Hỗ trợ số hóa và hiện đại hóa hoạt động hải quan: Giúp nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan hải quan, giảm khối lượng hồ sơ giấy, tạo điều kiện thuận lợi cho xuất nhập khẩu.
>>> Xem thêm: Hải quan là gì? Chức năng, nhiệm vụ, vai trò trong xuất nhập khẩu
Cách lấy mã vạch hải quan nhanh, chính xác
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch hải quan thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử sau khi hoàn tất việc đăng ký và truyền tờ khai thành công. Các bước để lấy mã vạch như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo hải quan hoặc hệ thống VNACCS/VCIS để nhập đầy đủ thông tin về lô hàng, doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các chứng từ liên quan. Sau khi hoàn tất, tờ khai sẽ được ký điện tử và gửi đến hệ thống hải quan.
Bước 2: Khi dữ liệu được gửi thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động kiểm tra thông tin khai báo. Doanh nghiệp bấm chọn “Nhận kết quả” rồi chờ kết quả đánh giá hồ sơ hợp lệ hay không.
Bước 3: Tiếp tục ấn vào nút “Nhận kết quả” để nhận số tiếp nhận hải quan. Chờ khoảng 10-15 phút để nhận số tờ khai hải quan.
Bước 4: Chờ khoảng 1 tiếng rồi chọn “Nhận kết quả” để kiểm tra kết quả phân luồng tờ khai. Doanh nghiệp tra cứu số tờ khai trên hệ thống để lấy mã vạch tương ứng.
Bước 5: Mã vạch sau khi được tạo có thể được tải xuống, in trực tiếp hoặc lưu dưới dạng điện tử để phục vụ quá trình làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và thông quan hàng hóa.
>>> Xem thêm: Thủ tục hải quan xuất khẩu: Khai báo và hướng dẫn xuất khẩu tại chỗ
Mã vạch hải quan khác gì mã vạch hàng hóa
Cả mã vạch hải quan và mã vạch hàng hóa đều thể hiện dưới dạng ký hiệu mã hóa để nhận diện, quản lý thông tin. Tuy nhiên mã vạch phục vụ cho hải quan sẽ có sự khác biệt với mã hàng hóa.
| Tiêu chí | Mã vạch hải quan | Mã vạch hàng hóa |
| Mục đích sử dụng | Quản lý tờ khai và hồ sơ hải quan trong quá trình xuất nhập khẩu | Nhận diện sản phẩm và quản lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng |
| Đối tượng quản lý | Tờ khai hải quan, chứng từ và dữ liệu xuất nhập khẩu | Sản phẩm, hàng hóa lưu thông trên thị trường |
| Cơ quan/đơn vị quản lý | Cơ quan Hải quan | Doanh nghiệp sản xuất, phân phối và tổ chức cấp mã số mã vạch |
| Thông tin chứa trong mã | Số tờ khai, thông tin khai báo hải quan, dữ liệu phục vụ thông quan | Mã doanh nghiệp, mã sản phẩm, thông tin nhận diện hàng hóa |
| Thời điểm sử dụng | Khi thực hiện thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa | Trong quá trình sản xuất, lưu kho, vận chuyển, bán lẻ |
| Phạm vi áp dụng | Hoạt động xuất nhập khẩu và quản lý hải quan | Quản lý hàng hóa trong nước và quốc tế |
| Thời hạn sử dụng | Gắn với từng tờ khai hoặc nghiệp vụ hải quan cụ thể | Gắn với sản phẩm trong suốt vòng đời lưu thông |
Tóm lại mã vạch hải quan là thông tin quan trọng giúp cơ quan hải quan và doanh nghiệp quản lý, tra cứu và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác. Khi hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng được số hóa, doanh nghiệp cần nắm vững các nghiệp vụ liên quan đến mã vạch để dễ dàng quản lý hồ sơ, tối ưu quy trình xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa.
