Nhiều doanh nghiệp mới xuất khẩu thường gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ vì không biết bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì và mỗi ngành hàng cần bổ sung những giấy tờ nào. Mỗi sản phẩm thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ riêng biệt. Trong bài viết này, hãy cùng VinaOpen tìm hiểu chi tiết về bộ chứng từ xuất khẩu cần chuẩn bị gì theo từng ngành cụ thể nhé.
Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu
Trước khi tìm hiểu bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì, hãy cùng làm rõ tại sao cần có những giấy tờ này trong hoạt động xuất khẩu. Đó là bởi các hoạt động liên quan đến lô hàng, giao dịch, vận chuyển,… đều được thể hiện thông qua bộ chứng từ xuất khẩu. Vì vậy, chuẩn bị đầy đủ và chính xác chứng từ là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp, giúp cho:
- Hàng hóa được thông quan thuận lợi.
- Hạn chế nguy cơ chậm giao hàng.
- Hỗ trợ buyer làm thủ tục nhập khẩu.
- Đảm bảo quá trình thanh toán quốc tế.
- Chứng minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa.
- Đáp ứng yêu cầu compliance của từng thị trường.
- Giảm rủi ro phát sinh chi phí.
- Tăng tính chuyên nghiệp với buyer quốc tế.
- Hỗ trợ kế toán, quyết toán và hoàn thuế.
- Lưu trữ dữ liệu phục vụ các đơn hàng tiếp theo.
Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
Khi tìm hiểu bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ đến một vài giấy tờ cơ bản như hóa đơn hay vận đơn. Thực tế một bộ chứng từ đầy đủ sẽ có nhiều tài liệu được sử dụng xuyên suốt quá trình giao dịch, khai báo hải quan, vận chuyển cho đến thanh toán.
Hợp đồng thương mại – Sale Contract
Hợp đồng thương mại là nền tảng của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, ghi nhận sự thỏa thuận giữa người bán và người mua về các điều kiện mua bán hàng hóa quốc tế. Mọi hoạt động tiếp theo như sản xuất, giao hàng, khai báo hải quan hay thanh toán đều được thực hiện dựa trên những nội dung đã thống nhất trong hợp đồng.
Hợp đồng xuất khẩu thường thể hiện các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá bán, điều kiện giao hàng theo Incoterms, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và trách nhiệm của các bên. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp thì đây là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
Commercial Invoice là chứng từ phản ánh giá trị thương mại của lô hàng xuất khẩu. Tài liệu này được sử dụng trong khai báo hải quan, thanh toán quốc tế, đối chiếu thông giữa các bên.
Nội dung trên hóa đơn thương mại bao gồm thông tin người mua, người bán, mô tả hàng hoá, số lượng, đơn giản, tổng giá trị và điều kiện giao dịch. Thông tin trong hoá đơn phải chính xác, thống nhất với các chứng từ khác.
Phiếu đóng gói – Packing List
Một giấy tờ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì đó là Packing List. Packing List tập trung vào thông tin đóng gói hàng hóa, giúp các bên dễ dàng kiểm tra số lượng kiện hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói khi vận chuyển và giao nhận.
Packing List rất quan trọng, nhất là khi hàng hóa được đóng thành nhiều kiện hoặc container. Thông qua chứng từ này, cơ quan hải quan, hãng vận chuyển và buyer có thể xác định chính xác cách sắp xếp hàng hóa cũng như đối chiếu với thực tế khi kiểm tra lô hàng.
Vận đơn – Bill of Lading/AWB
Vận đơn là chứng từ do đơn vị vận chuyển phát hành sau khi tiếp nhận hàng hóa. Đây là bằng chứng xác nhận lô hàng đã được bàn giao cho hãng tàu hoặc hãng hàng không để vận chuyển đến quốc gia nhập khẩu.
Đối với hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp sẽ sử dụng Bill of Lading (B/L). Các lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không sẽ sử dụng Air Waybill (AWB). Ngoài vai trò xác nhận vận chuyển, vận đơn giúp người mua thực hiện thủ tục nhận hàng tại điểm đến và thanh toán quốc tế.
Tờ khai hải quan – Customs Declaration
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc trong mọi bộ chứng từ xuất khẩu. Tài liệu này thể hiện thông tin doanh nghiệp khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa, trị giá, mã HS, loại hình xuất khẩu và các thông tin liên quan khác.
Sau khi doanh nghiệp hoàn tất khai báo và được cơ quan hải quan chấp thuận, tờ khai sẽ là căn cứ chứng minh lô hàng đã thực hiện đúng quy trình xuất khẩu theo quy định. Đây cũng là chứng từ quan trọng phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, quyết toán và hoàn thuế sau này.
Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin – C/O
C/O là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất hoặc chế biến tại Việt Nam. Giấy tờ này được nhiều buyer và cơ quan nhập khẩu yêu cầu để chứng minh tính hợp pháp của hàng hoá và xác định ưu đãi thuế quan.
Đối với các thị trường có ký kết hiệp định thương mại tự do với Việt Nam, việc sở hữu C/O phù hợp có thể giúp người nhập khẩu được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi. Đây không chỉ là chứng từ compliance mà còn là công cụ hỗ trợ nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Giấy chứng nhận bảo hiểm – Insurance Certificate
Trong các giao dịch xuất khẩu có yêu cầu mua bảo hiểm hàng hóa, giấy chứng nhận bảo hiểm giúp xác nhận lô hàng đã được bảo vệ trước các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế. Chứng từ này thường xuất hiện trong các điều kiện giao hàng như CIF hoặc CIP, khi trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về người bán.
Ngoài việc đáp ứng yêu cầu của hợp đồng ngoại thương, Insurance Certificate còn là căn cứ để doanh nghiệp hoặc buyer yêu cầu bồi thường khi xảy ra mất mát, hư hỏng hoặc các sự cố ngoài ý muốn trong quá trình vận chuyển.
Các chứng từ cần có theo từng ngành hàng, thị trường
Ngoài các chứng từ cơ bản thì bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì? Tuỳ theo mặt hàng và quốc gia nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị một hoặc nhiều chứng từ khác trong bộ hồ sơ xuất khẩu.
Certificate of Origin (C/O)
Certificate of Origin (C/O) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, xác nhận sản phẩm được sản xuất hoặc chế biến tại Việt Nam theo các tiêu chí xuất xứ quy định. C/O thường được yêu cầu với các ngành hàng như nông sản, thủy sản, thực phẩm chế biến, hàng thủ công mỹ nghệ, dệt may, gỗ và đồ gỗ, linh kiện điện tử hay sản phẩm công nghiệp.
Đặc biệt, các buyer tại thị trường châu Âu, ASEAN, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Australia hay các quốc gia thành viên CPTPP thường yêu cầu C/O để được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Tùy từng thị trường, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu C/O khác nhau như Form D (ASEAN), Form E (Trung Quốc), EUR.1 (EU), CPTPP hoặc RCEP.
Health Certificate
Health Certificate là giấy chứng nhận sức khỏe hoặc chứng nhận an toàn thực phẩm do cơ quan chức năng cấp. Chứng từ này xác nhận sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về vệ sinh và an toàn khi xuất khẩu. Health Certificate thường được yêu cầu đối với các mặt hàng thuộc nhóm ngành thực phẩm, thuỷ hải sản, hàng tiêu dùng liên quan đến thực phẩm.
Các thị trường như Mỹ, EU, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Trung Đông và nhiều quốc gia Đông Nam Á thường yêu cầu Health Certificate trong hồ sơ nhập khẩu thực phẩm. Đối với xuất khẩu thuỷ sản xuất khẩu đây gần như là chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ compliance.
Phytosanitary Certificate
Phytosanitary Certificate là giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Chúng giúp xác nhận lô hàng không mang sâu bệnh hoặc các tác nhân gây hại có thể ảnh hưởng đến hệ sinh thái của quốc gia nhập khẩu.
Chứng từ này thường áp dụng cho các nhóm hàng có nguồn gốc thực vật như: trái cây tươi, rau củ quả, gạo, cà phê, hạt điều, hạt tiêu, các loại hạt và nông sản thô, hoa và cây cảnh. Các thị trường nhập khẩu lớn như EU, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Australia, New Zealand và Trung Quốc đều có quy định kiểm dịch thực vật rất chặt chẽ và yêu cầu chứng từ này để được pháp nhập cảnh.
COA, CQ và các chứng nhận chất lượng
COA (Certificate of Analysis) và CQ (Certificate of Quality) là các chứng từ chứng minh chất lượng sản phẩm theo các tiêu chuẩn đã công bố hoặc theo yêu cầu riêng của buyer. Những chứng từ này thường xuất hiện trong các ngành hàng như: thuỷ sản, thực phẩm chế biến, nông sản chế biến, nguyên liệu thực phẩm, thức ăn chăn nuôi,…
Đối với các thị trường có yêu cầu cao về chất lượng, buyer thường yêu cầu COA để kiểm tra các chỉ tiêu, thông số an toàn thực phẩm trước khi chấp nhận lô hàng. Một số trường hợp, COA và CQ được phát hành bởi nhà sản xuất, phòng thí nghiệm hoặc tổ chức kiểm nghiệm độc lập nhằm tăng tính khách quan và độ tin cậy.
Các chứng từ compliance quốc tế khác thường gặp
Ngoài các chứng từ phổ biến kể trên, nhiều ngành hàng còn phải đáp ứng thêm các chứng nhận hoặc hồ sơ compliance chuyên biệt theo yêu cầu của buyer hoặc quốc gia nhập khẩu.
- Đối với nông sản và thực phẩm: GlobalG.A.P, HACCP, ISO 22000, Organic, Rainforest Alliance hoặc hồ sơ truy xuất nguồn gốc vùng nguyên liệu.
- Đối với thủy sản: HACCP, hồ sơ kiểm soát dư lượng kháng sinh, chứng nhận vùng nuôi và các tài liệu phục vụ truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
- Đối với gỗ và đồ gỗ: chứng nhận như FSC, hồ sơ nguồn gốc gỗ hợp pháp, Lacey Act hoặc EUDR.
- Đối với dệt may: OEKO-TEX, BSCI, WRAP hoặc các báo cáo liên quan đến trách nhiệm xã hội và môi trường trong chuỗi cung ứng.
- Đối với hàng công nghiệp và linh kiện: CE Marking, RoHS, REACH, UL hoặc các báo cáo thử nghiệm kỹ thuật theo tiêu chuẩn của từng thị trường.
Chi tiết bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì theo từng trường hợp cụ thể
Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì không có yêu cầu bắt buộc đối với mọi mặt hàng. Sự khác biệt về phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng cũng có thể gây ra thay đổi trong bộ chứng từ.
Bộ chứng từ xuất khẩu đi đường biển
Đường biển là phương thức vận chuyển được sử dụng phổ biến nhất đối với các lô hàng xuất khẩu có khối lượng lớn như nông sản, thủy sản, hàng công nghiệp, gỗ và đồ nội thất. Một bộ chứng từ xuất khẩu đi đường biển sẽ bao gồm:
- Sales Contract (Hợp đồng thương mại).
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).
- Packing List (Phiếu đóng gói).
- Customs Declaration (Tờ khai hải quan xuất khẩu).
- Bill of Lading – B/L (Vận đơn đường biển).
- Certificate of Origin – C/O (nếu có yêu cầu).
- Các chứng nhận chuyên ngành như Health Certificate, Phytosanitary Certificate hoặc COA tùy mặt hàng.
Trong đó, Bill of Lading là chứng từ đặc biệt quan trọng vì đây là căn cứ để người nhập khẩu nhận hàng tại cảng đến. Đối với nhiều giao dịch quốc tế, buyer sẽ chỉ được nhận bộ vận đơn gốc sau khi hoàn tất nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.
Bộ chứng từ xuất khẩu đi đường hàng không
Đối với các mặt hàng có giá trị cao, yêu cầu giao hàng nhanh hoặc có thời hạn sử dụng ngắn, doanh nghiệp thường lựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không. Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì khi vận chuyển bằng đường hàng không?
So với đường biển, thành phần hồ sơ cơ bản gần như tương tự nhưng sẽ thay đổi ở chứng từ vận tải. Thay vì Bill of Lading, doanh nghiệp sẽ sử dụng Air Waybill (AWB) do hãng hàng không hoặc đại lý vận chuyển phát hành. Cụ thể, các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:
- Sales Contract.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu.
- Air Waybill (AWB).
- C/O nếu buyer yêu cầu.
- Các giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm nghiệm hoặc chứng nhận chất lượng theo quy định của thị trường nhập khẩu.
Bộ chứng từ xuất khẩu cần xin C/O
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn xin C/O nhằm giúp buyer được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại tự do. Do đó, khi chuẩn bị bộ giấy tờ cho trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm hồ sơ phục vụ việc cấp C/O, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp C/O (mẫu cụ thể tuỳ thuộc vào hiệp định thương mại)
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu.
- Vận đơn hoặc chứng từ vận tải.
- Hồ sơ chứng minh xuất xứ nguyên liệu và quá trình sản xuất (nếu được yêu cầu).
Bộ chứng từ xuất khẩu theo L/C
L/C (Letter of Credit) là phương thức thanh toán quốc tế được sử dụng khá phổ biến trong các giao dịch xuất khẩu có giá trị lớn hoặc khi hai bên chưa có nhiều lịch sử hợp tác. Đây cũng là trường hợp có yêu cầu chứng từ khắt khe nhất.
Ngoài bộ chứng từ xuất khẩu thông thường, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đúng theo các điều khoản quy định trong thư tín dụng, bao gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading hoặc Air Waybill.
- Certificate of Origin.
- Insurance Certificate (nếu điều kiện giao hàng yêu cầu).
- Chứng nhận chất lượng hoặc kiểm dịch theo yêu cầu của L/C.
- Hối phiếu (Draft/Bill of Exchange) trong một số trường hợp.
Bộ chứng từ xuất khẩu theo L/C phải đảm bảo mọi thông tin đồng nhất tuyệt đối giữa các giấy tờ và thư tín dụng. Một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc yêu cầu sửa đổi chứng từ.
Hiểu rõ bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế. Ngoài các giấy tờ cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các chứng từ, chứng nhận theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu hoặc phương thức vận chuyển, thanh toán. Chuẩn bị đúng và đủ chứng từ ngay từ ban đầu sẽ hạn chế tối đa rủi ro, phát sinh chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác quốc tế.
